Накладные расходы агентства: почему при росте пропадает прибыль

Куда делась прибыль после роста

Мы четыре года сидели на 10 сотрудниках и 10 млн рублей выручки. Маржинальность в этой точке была около 50%. Модель простая: я сильный и опытный, вокруг команда джунов, почти никаких управленцев.

Потом мы начали расти. Я сформировал отдел руководителей, они получили руководительские зарплаты и административные задачи. В конце месяца я посмотрел на цифры и понял, что прибыли почти нет. Выручка росла, а накладные росли быстрее.

Какие косвенные затраты появились вместе с ростом

Задним числом список выглядит очевидным. Но каждый пункт мы добавляли по отдельности, и общую сумму никто не видел.

• Руководители отделов и директор по производству: их время почти не продаётся клиенту.
• Технический директор и тимлиды по всем направлениям: они поднимают качество, но часть их работы — ревью и обучение.
• Отдел тестирования.
• Найм: этапы стали длиннее, PR частично работает на соискателей.
• Удержание: внутренняя валюта Alto Coins, корпоративы, мероприятия.
• Помощница руководителя и обучение менеджеров: еженедельные встречи, курсы.

Прямые и косвенные расходы в заказной разработке

В агентстве разработки прямые расходы — это время людей, которое уходит в проект клиента: часы программиста, тестировщика, аналитика. Косвенные расходы — всё, без чего компания не работает, но что нельзя записать на конкретный проект: управление, продажи, PR, бухгалтерия, офис или коворкинг, сервисы, найм, а ещё простои между проектами и обучение.

Ошибка, которую делают почти все небольшие компании, и мы тоже: ставку считают от зарплаты программиста плюс «немного сверху». Пока управленцев нет, это работает. Как только их нанимают, ставка перестаёт покрывать реальную себестоимость часа.

Почему в долине смерти маржа выше

На 10 сотрудниках у нас было около 50% маржинальности. При росте она опускается к нормальным для отрасли 20%, а когда внедряешь что-то новое, иногда уходит в минус. Это не значит, что маленькой компанией быть выгоднее. Это значит, что за масштабируемость платишь накладными: модель «основатель плюс джуны» не растёт, а модель с руководителями растёт, но стоит дороже.

Как посчитать почасовую ставку

Когда прибыль пропала, я сел пересчитывать ставку и понял, что считал её неправильно. Мы забили туда все косвенные расходы, которые только смогли найти. Логика расчёта у нас такая:

• Собрать фонд оплаты производства: всех, чьё время продаётся клиенту.
• Собрать все косвенные расходы за месяц, включая управленцев, продажи, PR, найм и сервисы.
• Посчитать часы, которые реально продаются: не 168 в месяц на человека, а меньше, с учётом простоев, внутренних задач и отпусков.
• Разделить сумму расходов на продаваемые часы и добавить целевую маржу.

Что вышло у нас: с 1500 до 2000 рублей в час

В 2021 году почасовая ставка выросла с 1500 до 2000 рублей. Клиенты были в шоке, и не потому, что мы этих денег не стоили, а потому что не привыкли платить больше.

Потом ставка выросла снова. Сложные проекты от партнёров показали, что джуны не справляются: они подводят и партнёра, и конечного клиента, и сроки. Мы завели матрицы компетенций, наняли сильного технического директора, назначили тимлидов, появился отдел тестирования. Качество выровнялось, а наценка на час опять поползла вверх.

Как поднять цены и не потерять всех клиентов

Мы повышали плавно. Часть клиентов удержали на старой ставке на какое-то время, часть поворчала и ушла через пару месяцев. На их место пришли клиенты, для которых новая ставка нормальна. Резкого провала выручки не было, а прибыль вернулась.

Важно, откуда приходят новые клиенты. Нашим первым прыжком стал выход к конечным клиентам через партнёров: агентства на 200 человек со ставками выше региональных передают лиды, которые им не проходят по цене. Для такого клиента 2000 рублей в час — норма.

Письмо о повышении цен: что в нём писать

Шаблоном я не пользовался, но из нашего опыта в письме должны быть четыре вещи: с какой даты меняется ставка, на сколько, почему и что клиент получает за эти деньги. Причину лучше объяснять фактами: появился отдел тестирования, техдиректор, тимлиды, а не «инфляция». Сообщать стоит заранее, хотя бы за месяц, и предложить созвониться тем, кому важно обсудить бюджет.

Не стоит извиняться и обещать, что это в последний раз. Если ставка посчитана честно, она будет расти вместе с компанией.

Учёт, без которого накладные не увидеть

Последней каплей стали проекты по фиксированной цене. Маленький фикс сильно в минус не уводит: наш рекорд — проект за 300 тысяч, который ушёл в минус на 600. Проект за 3 млн с той же пропорцией уже опасен. Мы наняли директора по производству и начали считать рентабельность тотально.

Сейчас в трекере у каждого программиста есть ставка до рубля, учитывается каждая задача, видно, сколько заработал каждый проект после всех расходов. Если ставка разработчика выросла посреди квартала, это тоже учитывается. По проектам считает Планфикс, по компании в целом я раз в месяц смотрю рентабельность по актам и отдельно по кассе в таблице.

Что помогло держать накладные в узде

Убрать все накладные нельзя: без руководителей и тестирования компания не растёт. Но часть расходов можно сделать гибкой.

Офис. Как я рассказывал в подкасте «Код за деньги», инженеры у нас работают удалённо примерно с 2017 года. После мобилизации многие уехали из Екатеринбурга, в офисе осталось чуть ли не два человека, и мы перешли в коворкинг. Не нужно думать об аренде и хозяйстве, а веранда и переговорки есть.

Подрядчики вместо постоянного найма. В том же подкасте я говорил, что около 10 действующих партнёров закрывают пики нагрузки. Мы не держим людей на скамейке ради редких проектов, но условия с подрядчиком зеркалим, чтобы не взять риск на себя.

Переобучение вместо увольнения и найма. Ещё одна история оттуда же: от старого направления продвижения у нас остался один специалист. Мы переучили его на редактора, и теперь он делает наши статьи.

Прозрачность. Когда каждый руководитель видит рентабельность своих проектов, лишние расходы находятся быстрее, чем на ежемесячной планёрке у директора.