Форматы мероприятий для бизнеса: от доклада до разбора

С чего начинать выбор формата

Формат идёт после цели, а не наоборот. Сначала нужно ответить, что человек должен унести со встречи: знание, решение своей задачи, знакомства или эмоцию. Дальше — сколько людей будет в зале и насколько они готовы говорить сами.

Короткая подсказка. Чем меньше зал и опытнее участники, тем меньше времени стоит отдавать монологу со сцены.

Форматы, где говорит спикер

Классика — конференция с докладами по 20–40 минут. Её легко организовать, удобно продавать спонсорам и снимать на видео. Слабое место — пассивность зала. После третьего доклада подряд внимание падает, и люди уходят в коридор пить кофе.

Лекция и мастер-класс устроены похоже, только спикер один и времени больше. Вебинар переносит ту же схему в онлайн и теряет ещё часть внимания.

Чтобы доклады не сливались, у каждого должен быть свой вопрос и своя аудитория. Хороший признак — по названию доклада понятно, кому он нужен и что человек сделает после него иначе.

Короткие форматы докладов: PechaKucha и Ignite

Чтобы оживить сцену, придумали жёсткие короткие форматы. PechaKucha придумали архитекторы Klein Dytham в Токио в 2003 году: 20 слайдов по 20 секунд, слайды листаются сами. Ignite появился в Сиэтле в 2006 году: 20 слайдов по 15 секунд, всего пять минут. Спикер не успевает читать с экрана и вынужден говорить только главное.

Форматы обсуждения

Когда задача — не передать знание, а сверить мнения, на сцену выходят несколько человек сразу.

Круглый стол и панельная дискуссия: в чём разница

На круглом столе участники сидят на равных, ведущий лишь держит тему, а зал небольшой и тоже может вступать в разговор. Панельная дискуссия — это 3–5 экспертов на сцене перед большим залом, у модератора сценарий вопросов, а зрители подключаются только в конце.

Есть и промежуточный формат — «аквариум», или fishbowl. В центре стоят несколько стульев, один всегда свободен. Любой из зала может сесть на него и включиться, а кто-то из сидящих уступает место.

Наши прошлые агентские встречи получились чем-то средним: полукруглый стол, где были и рассказы спикеров, и свободное обсуждение.

Форматы проведения мероприятий, где работает зал

Третья группа переворачивает схему: главным становится не спикер, а участники.

Воркшоп и анконференция

Воркшоп — практическое занятие, где люди в группах делают задачу с ведущим: строят карту пути клиента, разбирают воронку, пишут оффер. Работает до 30 человек, дальше ведущий не успевает подойти к каждой группе.

Анконференция, или unconference, не имеет заранее готовой программы. Участники в начале дня предлагают темы, голосуют и сами расходятся по секциям. Похожий подход описан в методе Open Space Technology Харрисона Оуэна, а массовым его сделали BarCamp-встречи: первая прошла в Пало-Алто в августе 2005 года.

Бизнес-разбор: как мы его устроили

Во втором сезоне агентских встреч мы выбрали бизнес-разбор. Агентство выходит с презентацией и показывает, как устроено: продажи, команда, финансы. Эксперты задают вопросы и предлагают решения. Об этом выборе я писал в посте про второй сезон встреч.

Называть формат «прожаркой» мы не стали, хотя спорили долго. Нужна была дружелюбная атмосфера: выйти и показать агентство изнутри готов не каждый.

Самое сложное в разборе — подбор участников. Нужны компании с разными задачами, чтобы каждый в зале узнал в ком-то себя. У нас это были SEO-агентство, которое хочет вырасти, сильные разработчики, живущие на сарафане, и агентство полного цикла, работающее с тендерами. В экспертах — UserStory, JetStyle и Wow x Deltaplan.

Как собрать день из нескольких форматов

Для отраслевой встречи на 60–100 человек я бы не держал зал в одном режиме весь день. Без смены ритма зал устаёт уже к середине дня. Рабочая схема может выглядеть так.

• открытие: один сильный доклад на 30 минут, который задаёт тему дня;
• основная часть: два-три разбора или круглых стола по 60–90 минут;
• перерывы по 20–30 минут, а не по 10: знакомства происходят именно там;
• в середине дня — короткие выступления по 5–7 минут, чтобы разбудить зал;
• финал: открытый микрофон или общий разговор о том, что участники заберут к себе.

Офлайн, онлайн и трансляция

Интерактивные форматы плохо переносятся в онлайн. Разбор или круглый стол в Zoom превращается в вебинар: камеры выключены, вопросы пишут в чат.

Поэтому для камерного формата я бы оставлял живое участие только офлайн, а для онлайна — бесплатную трансляцию без права голоса. Так мы и сделали: в Екатеринбурге ждали в зале, а остальным открыли бесплатный эфир. Зрители трансляции получают содержание, участники в зале — разговор и знакомства. Видео потом становится контентом, который работает дольше самой встречи.

Ошибки при выборе формата

Первая — взять формат «как у всех». Конференцию с докладами выбирают по привычке, хотя цель встречи — обмен опытом, для которого лучше подходит круглый стол или разбор.

Вторая — не продумать безопасность участников. Чем откровеннее формат, тем важнее, кто сидит в зале. Чтобы сохранить камерность, клиентов агентств на наш разбор мы не пустили.

Третья — смешать всё в одном дне без логики. Доклад, потом воркшоп, потом панель, и ни один формат не успевает раскрыться. Лучше два формата, но с понятной ролью у каждого.

Четвёртая — не подготовить модератора. Круглый стол без сильного ведущего быстро превращается в серию монологов.