Как посчитать, окупится ли B2B-портал

Что такое B2B-портал и какие задачи он закрывает

Под B2B-порталом я понимаю личный кабинет оптового клиента. В нём каталог с персональными ценами, остатки, история заказов, документы и взаиморасчёты. Клиент оформляет заказ сам в любое время, а менеджер подключается там, где нужен разговор, а не перепечатка позиций из письма в 1С.

Типовой набор функций выглядит так:

• персональные цены и скидки по договору;
• остатки по складам из учётной системы;
• быстрый заказ по артикулам и загрузка заказа из Excel;
• история заказов, счета, УПД и акты сверки;
• статусы отгрузок и дебиторская задолженность.

Чем кабинет оптовика отличается от интернет-магазина

Снаружи похоже: каталог, корзина, оформление заказа. Внутри логика другая. В рознице у всех одна цена, а в опте у каждого клиента свои условия по договору, своя отсрочка платежа и свой лимит. Оплата идёт по счёту, а не картой. Заказ часто собирают не поштучно, а списком на сотни позиций.

Отсюда требования к порталу: быстрый поиск по артикулам, загрузка спецификации файлом, документы в личном кабинете. Без этого оптовик вернётся к письму менеджеру.

Из чего складывается эффект

Окупаемость считают по нескольким статьям. Главная почти всегда одна.

Время менеджеров

Если менеджер тратит на приём и ввод одного заказа 15–20 минут, а клиентов сотни, портал снимает с него рутину. Высвобожденные часы уходят на продажи, или при росте не приходится нанимать ещё одного человека. Поэтому в нашей модели главные параметры — количество клиентов и зарплата менеджеров.

Ошибки в заказах

Когда клиент выбирает позиции сам из каталога с актуальными остатками, пропадают ошибки при перепечатке артикулов. Каждая такая ошибка стоит денег. Пересорт, возврат, повторная доставка.

Частота и сумма заказов

Повтор прошлого заказа в один клик и подсказки сопутствующих товаров подталкивают заказывать чаще. Этот эффект я бы закладывал в расчёт осторожно, как дополнительный, а не как основной.

Как посчитать окупаемость B2B-портала самому

Если хочется проверить цифры до того, как открывать нашу таблицу, хватит пяти шагов и калькулятора:

• 1. Посчитать, сколько заказов в месяц менеджеры принимают вручную.
• 2. Замерить время на один заказ: от письма клиента до документа в учётной системе.
• 3. Умножить часы на стоимость часа менеджера с налогами.
• 4. Оценить долю заказов, которую клиенты перенесут в личный кабинет за первый год.
• 5. Сравнить годовую экономию со стоимостью разработки и поддержки.

Как читать результат калькулятора окупаемости

Срок окупаемости — стоимость внедрения, делённая на годовую экономию. Если выходит больше трёх лет, я бы сначала посмотрел на урезанный первый релиз: только каталог, цены и заказ, без документов и аналитики. Цифры в таблице выше условные, подставляйте свои. Стоимость часа менеджера берите вместе с налогами и рабочим местом.

Готовое решение или разработка под себя

Для B2B-кабинета есть два пути. Первый — готовый модуль или облачный сервис: быстрый старт за несколько недель, понятная абонентская плата, но процессы компании придётся подгонять под логику продукта. Второй — разработка на своей платформе, например на 1С-Битрикс или фреймворке, с интеграцией в учётную систему.

Готовое решение подходит, когда у компании стандартный прайс, одна-две схемы скидок и простой каталог. Своя разработка окупается там, где сложное ценообразование, несколько юрлиц, индивидуальные условия отгрузки и связка с CRM. Ошибка в выборе стоит дорого. Через год команда либо упирается в ограничения коробки, либо поддерживает дорогую систему, которой пользуются три клиента.

Короткий тест: выпишите десять самых частых действий ваших клиентов и проверьте, сколько из них коробка делает без доработок. Если меньше семи, считайте сразу оба варианта.

Интеграция с учётной системой

Это самая дорогая и самая важная часть проекта. Обмен с 1С должен передавать цены, остатки, контрагентов, договоры, заказы и документы в обе стороны. Чем чаще обновляются остатки, тем меньше заказов на товар, которого уже нет. Для ходовых позиций я бы ориентировался на обновление хотя бы раз в 15 минут.

С чего начать внедрение

Начинать стоит не с дизайна кабинета, а с данных. Портал показывает клиенту то, что лежит в учётной системе, и любые ошибки в ценах и остатках сразу станут видны.

Второе, о чём думают слишком поздно, — подключение клиентов. Сам по себе кабинет никто не откроет. Кто-то должен выдать доступы, показать, как загрузить заказ из Excel, и первые недели напоминать, что заказы теперь удобнее оформлять там. Обычно это задача тех же менеджеров, и её стоит заложить в план.

• 1. Проверить, что цены, скидки и остатки в 1С актуальны и обновляются автоматически.
• 2. Выбрать 10–20 лояльных клиентов для пилота.
• 3. Запустить минимальный набор: каталог, цены, заказ, статусы.
• 4. Через 2–3 месяца посчитать, какая доля заказов пилотных клиентов пришла через кабинет.
• 5. Пересчитать модель на реальных цифрах и только потом подключать остальных.

Когда портал не окупится

Бывает, что расчёт показывает красивую цифру, а на практике клиенты продолжают слать заявки в почту. Я вижу четыре причины:

• клиентов мало, и каждый заказ — сложная спецификация с согласованием;
• цены и остатки в учётной системе неточные, и кабинет показывает неправду;
• менеджеры не переводят клиентов и по привычке принимают заказы вручную;
• никто не отвечает за подключение клиентов к порталу и их обучение.