ERP-система: что это такое и как в неё вырастает B2B-кабинет

ERP простыми словами

ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия. Термин ввела аналитическая компания Gartner в 1990 году, а выросли такие системы из MRP и MRP II, программ планирования материалов и производства. Суть с тех пор не изменилась. У компании одна база данных, и закупки, склад, производство, продажи, финансы и кадры работают с одними цифрами.

Без ERP каждая служба живёт в своей программе или в своём Excel. Продажи видят одни остатки, склад — другие, финансовая служба сводит отчёт вручную раз в месяц и спорит с коммерческим директором, чья цифра верная. С ERP директор открывает дашборд и видит сводные показатели по всей компании на одну дату.

Из чего обычно состоит ERP-система

• финансы и бухгалтерия — платежи, бюджеты, управленческая отчётность;
• закупки и работа с поставщиками — заявки, договоры, сроки поставок;
• склад и логистика — остатки, резервы, перемещения между складами;
• продажи — заказы, цены, скидки, счета, отгрузки;
• производство — спецификации, планирование загрузки оборудования;
• кадры — штатное расписание, зарплата, табели.

ERP-система: примеры на российском рынке

Самый распространённый вариант в России — 1С:ERP Управление предприятием. По моей оценке, под 1С процентов 90 рынка учётных систем. Это постсоветское наследие, и достойного конкурента у неё долго не появится.

Из зарубежных систем известны SAP S/4HANA, Oracle и Microsoft Dynamics 365. В марте 2022 года SAP и Microsoft приостановили продажи в России, и крупные компании с тех пор переходят на отечественные решения, например 1С:ERP или Галактику ERP.

Третий вариант — собственные системы. Не у каждой компании ERP — купленная коробка: многие собирают её из 1С, CRM и самописных модулей. Каждая компания несчастлива по-своему, поэтому и путей много. Кто-то автоматизирует всё в 1С ERP, кто-то в CRM, а кто-то делает B2B-платформу поставщиком данных для финансовой службы или HR.

ERP и CRM: в чём разница

CRM отвечает за клиентов и сделки: воронку, звонки, задачи менеджеров. ERP — за ресурсы: деньги, товары, производство, людей. Продажи живут в обеих системах, поэтому их часто путают. Рядом стоит третья система, с которой работают уже сами покупатели, — B2B-платформа.

Где ERP в эволюции компании

В нашей практике компании проходят похожий путь: Excel по почте, потом 1С, потом CRM на базе 1С, Битрикс24 или amoCRM, потом интернет-магазин и B2B-кабинет. ERP в этой цепочке не обязательный последний шаг. В неё вырастает учёт, когда служб становится много и каждой нужно видеть свои данные.

Как B2B-кабинет вырастает в ERP

Классическая B2B-платформа — это продажи и закупки. Но у нас был клиент, который посмотрел на продажи и закупки и спросил: а HR что там увидит? Мы предложили вывести дашборд, он согласился. Дальше: а финансы? а как туда будет заходить бухгалтерия? Появляется много ролей и служб, и каждой нужно что-то видеть. В итоге мы собираем уже не B2B-систему, а ERP со сводными показателями по всей компании.

Если смотреть на это как программист, у любой такой системы две задачи: собрать данные и показать их. B2B-платформа данные о продажах собирает сама, потому что продажи идут через неё, а остальное подтягивает из 1С и других систем.

Почему сайт становится единым местом для данных

Один наш клиент заказал платформу не ради сокращения менеджеров, а ради достоверных данных. В 1С то что-то не работает, то она зависла, то цифры почему-то расходятся. Сайт стал местом, куда может зайти каждый и посмотреть остаток на складе, цену и срок доставки до нужного города. Менеджеры тоже стали его пользователями.

Обратная сторона: если склад и учётная система отдают недостоверные остатки, ни кабинет, ни ERP не помогут. Клиент закажет 2000 коробок шурупов, которых нет, и вернётся к звонкам менеджеру.

Внедрение ERP-системы: с чего начать

Внедрение начинается не с выбора продукта, а с понимания, что вам нужно. Внутри компании до конца этого не знает никто: ИТ-служба хочет одного, коммерческий директор — другого, логист — третьего.

Предпроектное обследование и ИТ-ландшафт

На обследовании говорят с пользователями о том, что они ждут от системы, и с ИТ-службой — об ИТ-ландшафте: какие системы уже есть и как их связать. Прописывают сценарии: кто какие кнопки нажимает, где возможны сбои и ограничения. Это занимает от нескольких недель до месяцев и стоит в среднем от 0,5 до 1,5 млн рублей. На выходе аналитик пишет ТЗ, по которому команда разработки делает ровно то, что нужно.

Этапы внедрения

Проект внедрения может идти год. После обследования мы называем бюджет с вилкой около 20% и каждую неделю сверяемся, то ли делаем. Этапы обычно такие:

• обследование и техническое задание;
• настройка готовых модулей или разработка своих;
• интеграции и перенос данных: справочники, остатки, контрагенты;
• обучение сотрудников и опытная эксплуатация;
• поддержка и развитие.

Готовая ERP или своя

Чем моложе компания, тем больше ей подходит готовое решение: устоявшихся процессов ещё нет, и проще подстроиться под систему. Чем компания старше и больше, тем нужнее гибкость, потому что менять сложившиеся процессы обычно дороже, чем ИТ. Тогда систему строят под компанию, и это дороже.