Спонсорство мероприятий: почему партнёрские опции разбирают заранее

Какие партнёрские опции бывают на конференции

Набор у большинства отраслевых конференций похожий. Отличаются цены и то, что реально входит в пакет.

Спонсорство конференции или своё мероприятие

Своё мероприятие даёт полный контроль над аудиторией и повесткой. Но оно требует команды, площадки, программы и привлечения участников. На это уходят месяцы и сотни часов, а первый раз почти всегда получается слабее ожиданий.

Партнёрство на чужой конференции — способ купить готовую аудиторию. Организатор уже сделал работу по привлечению, партнёр приходит на результат.

Я бы выбирал партнёрство, пока у компании нет постоянной аудитории и опыта организации. Своё событие имеет смысл, когда есть кому делать его каждый год.

Есть и промежуточный вариант — партнёрство в небольшом формате: завтрак для участников, мастер-класс или закрытая встреча в рамках чужой конференции. Это дешевле генерального пакета и даёт разговор с узкой группой нужных людей.

Как выбрать мероприятие для партнёрства

Главное — совпадение аудитории. Красивая площадка и громкие спикеры ничего не дадут, если в зале нет ваших покупателей.

Попросите у организатора статистику по должностям участников прошлого года. Если ваш покупатель — директор, а в зале в основном специалисты, лучше поискать другое событие.

Вопросы организатору мероприятия перед покупкой

Последний вопрос касается персональных данных. По 152-ФЗ организатор может передать контакты только с согласия участника, поэтому честный ответ «нет» — нормален.

• Кто был в зале в прошлом году: должности, отрасли, размер компаний?
• Сколько участников пришло фактически, а не зарегистрировалось?
• Есть ли записи прошлых докладов и отзывы?
• Что именно входит в пакет и что можно докупить?
• Будут ли контакты участников и на каких условиях?

PR на мероприятиях: как посчитать бюджет

Цена пакета — только часть затрат. К ней добавляются производство стенда, мерч, дорога и проживание команды, время сотрудников на площадке.

Я бы считал бюджет от цели. Если нужна узнаваемость, сравнивайте стоимость контакта с рекламой в отраслевых медиа. Если нужны лиды — стоимость встречи с человеком, который принимает решение.

Что входит в бюджет кроме пакета

Если считать только пакет, бюджет окажется заниженным.

• стенд и его доставка;
• печать и мерч;
• дорога и проживание для двух-четырёх сотрудников;
• рабочие дни команды на подготовку и работу на площадке;
• реклама своего участия до события.

Как оценить результат партнёрства

Сделки в B2B после конференции созревают долго. Оценивать результат через неделю рано.

• число разговоров на стенде и полученных контактов;
• встречи, назначенные в течение месяца после события;
• упоминания компании в соцсетях и медиа;
• сделки, которые пришли из этих контактов за полгода.

Когда бронировать опции

Самые заметные опции разбирают первыми. В посте пример: шесть опций ушли за два месяца до конференции. Поэтому мероприятия на следующий год лучше закладывать в бюджет заранее, вместе с остальным маркетингом, а не искать деньги за месяц до события.

Как подготовиться к конференции как партнёр

Стенд без подготовки превращается в раздачу ручек. Люди подходят, берут мерч и уходят, а контакты не остаются.

• определить одну цель: узнаваемость, лиды или найм;
• подготовить одно простое сообщение для стенда, а не каталог услуг;
• поставить на стенд людей, которые разбираются в продукте;
• договориться о встречах с участниками заранее, через чат конференции и соцсети;
• подготовить повод продолжить разговор: чек-лист, исследование, приглашение на демо.

Типичные ошибки партнёров

Первая — покупать пакет по остаточному принципу, за пару недель до события. Хорошие опции к этому моменту уже разобраны, а команда не успевает подготовиться.

Вторая — продавать со сцены. Доклад-реклама раздражает зал и работает против бренда, а полезный доклад с практикой приводит больше обращений, чем прямой призыв купить.

Третья — не работать с контактами после события. Если в течение недели не написать тем, с кем говорили, о вас забудут.

Четвёртая — менять людей на стенде каждые два часа. Участник возвращается к разговору, а собеседника уже нет.

Зачем организатору публиковать цены

Открытый документ с опциями экономит время обеим сторонам. Партнёр видит состав и цену без переписки с менеджером и может сразу заложить сумму в план. Организатор получает меньше вопросов «а сколько стоит» и больше предметных разговоров.

Я выложил такой документ публично как раз для планирования бюджета на следующий год.