Как мы организовали конференцию для IT-компаний в 2024 году
Как организовать конференцию, когда меняешь позиционирование: в 2024 году мы сделали AGDays конференцией для IT-компаний, а не только агентств. Подвожу итоги: 250 участников, 40 спикеров, 4 дня, вторая секция про продуктивность команд со спикерами из Авито, Cloud.ru и Контура, формат разборов и партнёры.
По ощущениям — космос. Случились мои самые смелые ожидания.
Новое позиционирование конференции
В этом году мы сместили позиционирование с конференеции для агентств. На конференцию для IT-компании. Это важно, чтобы агентство не замыкалось на продаже человекочасов, а могло смотреть в ширь. Какие бизнес-модели бывают. В было примерно 40 представителей со стороны заказчиков, продуктовых компаний. Сбер, Яндекс, НЛМК.
Одна из самых насыщенных программ. Это дорого обошлось. Было 3 кофебрейка по 10 минут и обед на 30 минут. И это на 10 часов. Простите нас, но решили пожертвовать, чтобы было больше классных докладов.
Как организовать вторую секцию конференции
Запустили вторую секцию. Роста продуктивности команд. Кажется, что +1 секция — это х2 по сложности. По факту х3-4. Это отдельный продукт в продукте. Классные спикеры из Авито, Cloud.ru, Контура. Сам там выступил с докладом. Там, к сожалению, нет такого тесного комьюнити, как в секции про рост бизнеса. Но это вопрос времени. Теперь есть чат на 100+ участников, который надеюсь разрастется в такое же дружное сообществу.
Спасибо нашему программному коммитету, которые собрали эту секцию самостоятельно: Илья Прахт, Михаил Толстой, Алексею Куксенок.
Итоги конференции в цифрах
Если в цифрах про AGD: 250 участников, 40 спикеров, затраты в этом году измерялись в миллионах, 4 дня.
Не обошлось и без курьёзов: сбой светового шоу и дым-машины, опасное шампанское, ныряние в торт.
Формат разборов, который хотелось иногда назвать «прожаркой». Отдельно спасибо тем, кто вызвался и не побоялся публично рассказать о проблемах.
Один из маркеров того, что мы на верном пути: Еще до того, как мы объявили AGD 2024. Несколько человек пришли и сказали, что поддержат финансово или возьмут на себя часть организации. Просто, чтобы мероприятие было. Кто-то остался анонимным, кто-то указан в наших партнерах. Спасибо вам ❤️. Mediaten, Haydex, Doubletapp, ipos.digital.
Зачем проводить убыточную конференцию
Мы каждый год думаем нужно ли проводить, так как это убыточный проект с тысячами часов затрат и неизмеримым эффектом. Единственный стимул для нас — ваша обратная связь. Её оставить можно тут анонимно или публично и тэгнуть меня.
В 2025 рассчитываю, что AGD будет. Скоро на agday.ru разместим все доклады и форму подачи докладов. Тем кто заранее присылает — шансов больше.
С чего начинается организация конференции
Конференция начинается не с площадки, а с ответа на вопрос, для кого она, и смена позиционирования с агентств на IT-компании поменяла всё: программу, спикеров, партнёров и даже формат перерывов. Всё остальное вторично.
Дальше — бюджет и сроки. Для конференции на 250 человек я бы начинал подготовку минимум за 6–8 месяцев: хорошие площадки и сильные спикеры расписаны заранее.
- Аудитория и позиционирование.
- Даты и площадка.
- Программный комитет и приём заявок на доклады.
- Партнёры и спонсоры.
- Продажа билетов и продвижение.
- Логистика дня: регистрация, питание, свет и звук, афтерпати.
Как организовать отбор докладов на конференцию
Программный комитет отвечает за то, ради чего люди покупают билет, — за доклады. Вторую секцию нам полностью собрали Илья Прахт, Михаил Толстой и Алексей Куксенок, и без них её бы не было.
Комитет принимает заявки, отбирает темы, проводит прогоны и помогает спикерам упаковать доклад, и чем раньше открыт приём заявок, тем больше выбор, поэтому у тех, кто присылает заранее, шансов больше.
Насыщенная программа или отдых участников
Мы сознательно сократили перерывы: три кофе-брейка по 10 минут и обед на 30 минут за 10-часовой день. Это решение в пользу контента, и у него есть цена: участникам почти некогда знакомиться.
Для следующих конференций я бы искал баланс иначе: не удлинять перерывы, а выносить нетворкинг в отдельные форматы — разборы, круглые столы, афтерпати.
Ещё один вариант — делать перерывы не короче, а умнее: ставить кофе рядом с залом, а не через этаж, и объявлять следующий доклад заранее.
Почему вторая секция сложнее в 3–4 раза
Вторая секция — это вторая программа, второй комитет, второй зал со своим звуком и ведущим, а ещё расписание, где нужно развести похожие темы по времени. Каждый процесс удваивается, а связи между ними растут быстрее.
Новой секции нужно время, чтобы вокруг неё сложилось сообщество. Чат на 100+ участников — хорошее начало. Мы на верном пути.
Итоги конференции: как оценивать результат
Цифры вроде 250 участников и 40 спикеров показывают масштаб, но не результат, поэтому мы смотрим на обратную связь участников, повторные визиты и то, сколько людей сами приходят помочь до анонса.
Когда партнёры заранее предлагают поддержку только ради того, чтобы мероприятие состоялось, это для меня главный маркер. Mediaten, Haydex, Doubletapp и ipos.digital поддержали нас именно так.
Ещё один показатель — сколько участников возвращаются на следующий год и приводят коллег, и хотя его сложнее измерить, чем продажи билетов, для убыточной конференции, которая держится на сообществе, он важнее.
Ошибки, которые я бы не повторял
- Экономить на технической репетиции. Сбой светового шоу и дым-машины можно было поймать накануне.
- Оставлять обратную связь на потом. Форму стоит отправлять в день конференции, пока впечатления свежие.
- Недооценивать усталость команды. Четыре дня мероприятия требуют смен и замен, как на производстве.
Вопросы и ответы
Сколько сложнее организовать конференцию с двумя секциями?
Кажется, что плюс одна секция — это вдвое сложнее. По факту в 3–4 раза: это отдельный продукт в продукте.
Каковы итоги конференции AGDays 2024?
250 участников, 40 спикеров, 4 дня, около 40 представителей заказчиков и продуктовых компаний. Затраты измерялись в миллионах.